Ongevraagd doorsturen van e-mails

Er is in mijn optiek geen maatschappelijker vak dan het juridische. Het recht volgt namelijk de maatschappelijke en technische ontwikkelingen op de voet. Die dynamiek maakt ons juridische vak zo interessant en allerminst saai zoals weleens ten onrechte wordt gedacht. Geen dag is namelijk dezelfde omdat geen enkel dossier, feitencomplex, benadering of standpunt exact hetzelfde is. Juristen proberen daarin wel steeds overeenkomstige hoofdlijnen of dezelfde trends te determineren om aan de hand daarvan vast te stellen wat er juridisch aan de hand is, onder welke wetsartikel een situatie geschaard moet worden of welke aanpak er kan of gevolgd moet worden. Hiervoor dienen juristen voortdurend zoveel als mogelijk actuele informatie uit het juridische werkveld te vergaren. Dat biedt namelijk de mogelijkheid om bij juridische vraagstukken analyses en vergelijkingen te maken en wellicht een passend antwoord te geven.

Vanwege deze werkwijze kreeg ik de vraag wat een boomkweker moest doen ten aanzien van een ex-werknemer. Het tijdelijke dienstverband met de ex-werknemer was een half jaar voor de afgesproken einddatum beëindigd met een beëindigingsovereenkomst. Daarbij was een beëindigingsvergoeding overeengekomen en was op papier gezet dat er over en weer niks meer te vorderen was. Verder zou men zwijgen over de oorzaak van de vroegtijdige beëindiging.

Nadat de werknemer was vertrokken, had de werkgever toch maar eens uitgebreid de mailbox van de werknemer bekeken. Daarvan was de werkgever toch ernstig geschrokken, want de ex-werknemer had niet alleen allerlei vreemde persoonlijke e-mails de wereld in gestuurd. Er waren ook verzonden berichtjes waarbij mails van de werkgever zelf werden doorgestuurd naar derden. Bij die mails zaten lijstjes met adressenbestanden en andere gevoelige bedrijfsinformatie. “Ik heb te maken met diefstal” was de eerste telefonische reactie. Daarop volgde de vraag hoe dit aan te pakken.

In dit soort situaties spelen er meerdere juridische aspecten. Op de eerste plaats is het in beginsel nooit toegestaan om een e-mail zomaar door te sturen omdat daarop het auteursrecht van toepassing is. Op de tweede plaats gold in deze concrete situatie het geheimhoudingsbeding dat in de arbeidsovereenkomst was opgenomen. Dat was immers geschonden. Op de derde plaats was nog de privacybescherming van de verzender van de e-mail van toepassing. Echter die privacybescherming moest op de vierde plaats hoe dan ook in acht worden genomen door de werkgever jegens de ex-werknemer. De werkgever had de inhoud van de e-mails van de ex-werknemer niet zomaar mogen bekijken, waarmee hij nota bene een waterdichte beëindigingsovereenkomst had gesloten. In dit geval was om deze laatste reden de conclusie om deze kwestie te laten rusten. Deze lag en ligt namelijk in een lijn met jurisprudentie over dit onderwerp.

Naar aanleiding van deze situatie is uiteraard aanbevolen om alle werknemers er schriftelijk op attent te maken dat zij alleen maar zakelijk e-mailverkeer mogen voeren vanaf hun zakelijke e-mailadres. Daarbij is nu tegelijkertijd vooraf schriftelijk vastgelegd dat eventueel achteraf deze zakelijke e-mails ook door de werkgever geraadpleegd kunnen worden in het belang van de bedrijfsvoering. Op die manier zit er nu naast het geheimhoudingsbeding een juridisch legale controle op de e-mails die naar buiten gaan.