De “eeuwige” bewaartermijn
dec
12

De “eeuwige” bewaartermijn

Ik bewaar veel en dat is eigenlijk een understatement. Onze zolder en boekenkasten vormen mijn bewaarpaleis. Inmiddels is mijn oudste stuk papier Venetiaans uit 1496 en het verschaft informatie die ook nu nog bijdraagt aan het inzicht van de fijnproever.

Een vaak terugkerende vraag is hoelang de bewaartermijn is. Uiteraard is deze niet gericht op kunst en/of cultuur, maar is deze juridisch of fiscaal gericht. Daarbij komt deze vraag vaak van mensen zonder zolderruimte, veelal met een plat dak. Zij zijn noodgedwongen van het kaliber dat zij hoe eerder hoe liever papier laten verdwijnen. Helaas dien ik hen steeds te melden dat er geen eenduidig antwoord is.

Stukken met een juridische inhoud zoals eigendomsbewijzen, allerlei soorten overeenkomsten, brieven met een juridische lading, schriftelijke toezeggingen, polissen van nog lopende verzekeringen, polissen van levensverzekeringen al dan niet met een lijfrenteclausule etc. moet je altijd bewaren. Daarbij geldt dat je beter teveel en te lang kunt bewaren dan te weinig en tekort.

Het kan bijvoorbeeld slim zijn om van een premiestorting zowel het betalingsbewijs op te slaan als de aangifte inkomstenbelasting waarop deze al dan niet is afgetrokken. Als ander voorbeeld geldt hetzelfde voor de gezamenlijk met de buren ondertekende brief waarin een afspraak over de erfafscheiding of de aanplant van een boom op de erfgrens is vastgelegd. Dergelijke stukken mag je nooit weggooien, want het kan zomaar gebeuren dat je daarop vroeg of laat een beroep moet doen.

In fiscaal opzicht kan ook een “eeuwige” bewaartermijn gelden. In het belastingrecht wordt vaak de hoofdregel gehanteerd dat degene die de vrijstelling of de aftrekbaarheid claimt, altijd het recht daarop moet kunnen aantonen. Stel dat er bijvoorbeeld in het verre verleden een forse premiestorting heeft plaatsgevonden voor een lijfrente-uitkering, maar dat de aftrek daarvan vergeten is of niet mogelijk was. De hieruit volgende lijfrente-uitkering is dan in beginsel vrijgesteld tot het bedrag van de niet in aftrek gebrachte premies. Je moet die premiebetaling uiteraard wel kunnen aantonen, ook al vond die lang geleden plaats. De Belastingdienst is in deze niet de externe harde schijf die dit gegeven voor u opslaat. Het tegendeel is het geval, dit moet u echt zelf doen om uw latere voordeel veilig te stellen.

Volgens velen is de bewaartermijn 7 jaar. Die termijn geldt gewoonlijk voor een gemiddelde administratie en is gebaseerd op fiscale overwegingen. Dat wil zeggen dat dan bij de gebruikelijke uitsteltermijn van maximaal 2 jaar de mogelijke navorderingstermijn in geval van een nieuw feit van 5 jaar wordt opgeteld. In geval er echter stukken in de administratie zitten die te maken hebben met omzetbelasting en onroerende zaken geldt een herzieningstermijn van 10 jaar. In dat licht is het dan weer handig om uit te gaan van een bewaartermijn van circa 12 jaar. Ook in geval van buitenlandactiviteiten kan een termijn van 12 jaar gelden.

Om dus de eigen positie gedocumenteerd te onderbouwen, kan lang bewaren lonend zijn. Om die reden is een huis met een zolder fiscaal meer verantwoord, want daarmee kan de eeuwige bewaartermijn wellicht worden veilig gesteld.