De voordelen van een digitale financiële administratie

Een gedigitaliseerde financiële administratie kent nogal wat voordelen. U kunt als ondernemer uw administratieve processen beter en sneller verwerken en uw accountant kan zijn werkzaamheden een stuk efficiënter (lees: voor u goedkoper) verrichten en sneller inzichten verstrekken in uw cijfers. Toch kom ik nog steeds veel bij bedrijven waar de digitalisering nog niet echt is opgepakt. Ja, er worden weliswaar digitale facturen ontvangen, maar die worden vervolgens gewoon geprint en in een map gestopt. Dat is het analogiseren van een administratie….

De basis
Termen als “bankkoppelingen” en “scan- en herkenoplossingen” zijn voor veel ondernemers inmiddels bekende begrippen. Laat ik ook maar gelijk zeggen voor diegene die niet bekend zijn met een bankkoppeling: nee, hiermee kan uw accountant geen betalingen verrichten. Met een bankkoppeling kunt u of uw accountant mutaties inlezen via een digitale link met uw internetbankrekening.

Scan- en herkenoplossingen boeken uw digitale inkoop- of verkoopfactuur middels een herkenprogramma in uw administratiepakket automatisch in. Het scanprogramma is dan uiteraard te gebruiken voor die paar facturen die u niet digitaal ontvangt. Veel scan- en herkenoplossingen zijn zelflerend, dus het is belangrijk dat de basis goed is en de toewijzingen kloppen. Na het goed inrichten, kunt u maximaal profiteren van de voordelen: tijdsbesparing, gebruikersgemak en minimale foutkansen.

Kansen
Maakt u al gebruik van een bankkoppeling en worden uw inkoop- en verkoopnota’s ingeboekt via scan en herken? Dan bent u al op de goede weg! Denk dan ook eens aan een volgende stap, zoals automatische facturatie, automatische incasso en automatische betalingen. Deze zijn vrij eenvoudig te realiseren en kunnen een grote meerwaarde hebben.

Het uiteindelijke streven
Al deze toepassingen leiden uiteindelijk tot waar het om gaat: de juiste managementinformatie! Uw administratie wordt door alle digitaliseringsslagen frequenter en volledig bijgewerkt. Hierdoor is het verkrijgen van real-time managementinformatie veel simpeler en wordt het nemen van beslissingen effectiever.

Ten slotte:
Wat ik in de praktijk vaak zie, is dat digitaliseren voor de ondernemer of zijn administratrice een “soort trucje” is en zodra iets in dat proces verstoord wordt, zit men met de handen in het haar. Daarom is mijn advies, ga uit van de basisprincipes van boekhouden en begin van daaruit stapsgewijs te digitaliseren.